Si eres microempresario y tienes dudas sobre la nómina electrónica en Colombia. Te contamos todo lo que necesitas saber. Aquí encontrarás qué es una nómina electrónica, cómo implementar una nómina electrónica y las ventajas de hacerlo.
La tendencia hacia un mundo más digitalizado ha generado que el soporte del pago de la nómina se realice de manera electrónica. En Colombia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) a través de la resolución 000013 de 2021 busca impulsar este trámite online para fortalecer el programa de facturación electrónica.
En Revista Compensar conversamos con Camilo Galindo, gerente desarrollo de negocios de CENET SA proveedor de servicios administrados, facturación electrónica y seguridad de la Información, quien nos explica los requisitos de la nómina electrónica.
1. ¿Qué es la nómina electrónica?
Es la obligación que tienen las empresas, de reportar a la Dian mensualmente la información de los conceptos y pagos de nómina que realizaron a sus empleados en el mes inmediatamente anterior a través del documento Soporte de pago de nómina electrónica el cual a su vez es el soporte para deducir estos gastos del impuesto de renta.
2. Nómina electrónica: ¿quiénes deben hacerlo?
Quienes están obligados a presentar nómina electrónica son todas las empresas o personas naturales que tengan a cargo empleados. También, aquellas que sean responsables del impuesto de renta.
Si no se es, no tiene la obligación de implementarlo porque este es el documento tributario valido para deducir los gastos de nómina de la renta.
3. ¿Qué ventajas obtiene una pyme (entre 1 a 10 empleados) al implementar la nómina electrónica?
Al reportar la nómina de forma electrónica a la DIAN, las empresas podrán deducir ese gasto del impuesto de renta y evitarán sanciones, adicionalmente contarán con una plataforma tecnológica como minomina.com que les permitirá registrar, gestionar y almacenar la información de los valores devengados y las deducciones de nómina mensuales de todos su empleados en un solo sitio, de forma ágil, sencilla y segura.
4. ¿Cómo funciona la nómina electrónica?
Las empresas deben tener en cuenta que los diez primeros días del mes deben consolidar la información en su software de nómina, en un archivo o subirla a un sitio web. En este punto cabe aclarar que Compensar a través de miplanilla.com ofrecer una solución para que sus empresas afiliadas pueden enviar la información directamente a la Dian sin ningún costo, generando que implementar la nómina electrónica sea un proceso fácil y sencillo.
La Dian al recibir la información, la valida y emite una respuesta que puede ser: aceptada, aceptada con observaciones o rechazada, caso en el cual el documento debe ser corregido y vuelto a enviar.
5. ¿Qué deben tener en cuenta para la implementación de la nómina electrónica?
- Tener clara las fechas
- Conocer la normatividad (resolución 000013 de 2021 )
- Identificar en qué sistemas se encuentra la información requerida (horas extras, cesantías, pagos de libranza, primas entre otros).
- Definir a través de qué proveedor se va a enviar la información a la Dian.
6. ¿Cuáles son los plazos para nómina electrónica 2022?
De acuerdo a la resolución 151 del 10 de diciembre de 2021 que otorgó un plazo especial, todas las empresas con hasta 10 empleados, tienen como plazo máximo para implementar y emitir nómina electrónica el lunes 14 de marzo de 2022. Las PYME que se acojan a esta plazo máximo, deben enviar en marzo la información de las nóminas de cada uno de sus empleados de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022.
7. ¿Qué información debe contener la nómina electrónica?
Mensualmente se debe generar una nómina electrónica por cada empleado la cual de debe contener:
- La información de la empresa, la información del empleado.
- El Código único de nómina electrónica (CUNE).
- Un numero consecutivo interno, los valores devengados, los valores deducidos, el valor pagado, la forma de pago, la fecha y hora, la firma digital y los datos de un Proveedor Tecnológico como misfacturas.com.co / minomina.com
8. ¿Cuáles son los pasos a seguir para generar el soporte de pago de nómina electrónica?
Las empresas deben activar el servicio de nómina electrónica en minomina.com y seguir los pasos allí indicados para realiza el proceso de habilitación en el portal de factura electrónica de la DIAN.Luego deben registrar la información de cada uno de sus empleados en el portal o cargar el formato de excel que minomina les proporciona, el sistema hace las validaciones correspondientes para garantizar que la información se diligenció correctamente. De esta manera, las empresas están listas para generar el documento soporte de pago de nómina electrónica de cada uno de sus empleados.
9. ¿Qué se debe tener en cuenta en la emisión de notas de ajuste del documento soporte de pago nómina electrónica?
Si después de emitido un soporte de pago de nómina electrónica las empresas deben realizar algún ajuste o corrección por errores aritméticos, contables o de contenido, las notas de ajuste son el mecanismo para reemplazar o eliminar ese documento soporte de pago de nómina electrónica o una nota de ajuste previa, para los casos en que se requiera uno o más cambios.
10. ¿Alguna otra aclaración que se deba tener en cuenta?
Las empresas que hacen sus aportes de seguridad social y parafiscales a través de miplanilla.com obtienen grandes beneficios para que puedan usar minomina.com o misfacturas.com.co
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Seguro que con este abecé de la nómina electrónica podrás realizar este trámite y almacenar la información de la nómina en la nube, facilitándote su consulta y generación de datos en cualquier momento.
