Distribuir correctamente el tiempo laboral para cumplir las metas a corto y largo plazo de su organización es una de las estrategias que le ayudará a impulsar la productividad de sus trabajadores.
La buena gestión del tiempo es un elemento determinante para mejorar la productividad y competitividad de las organizaciones pero cuando este recurso no se emplea de forma asertiva, las tareas propuestas no se cumplen. El dilema sobre cómo manejar con efectividad el tiempo de los trabajadores surge en todas las empresas, por eso le brindamos algunas herramientas que le permitirán optimizar las horas de trabajo de sus colaboradores.
Álex Ramírez, diseñador gráfico con énfasis en gerencia de proyectos y más de 10 años de experiencia en el área de gestión empresarial, explica que la primera medida que debe tomar una empresa es identificar el tiempo real de trabajo de un colaborador.
Por ejemplo, si una persona labora 8 horas al día, dedica un total de 40 horas a la semana y 160 al mes para desarrollar sus tareas, se debe descontar un porcentaje de los tiempos que se invierten para ir al baño, hacer pausas activas o salir de la oficina.
Luego de determinar el tiempo real, el colaborador debe llenar un reporte sobre el tiempo que dedica para desarrollar cada tarea, después, se debe hacer un informe comparativo sobre las horas reales que se emplearon en dichas actividades y las horas presupuestadas para cada proyecto, que a la final se traducen en las horas destinadas de un rol predeterminado.
Optimice el tiempo
Cuando se tiene claridad sobre el uso del tiempo de cada trabajador se logran identificar acciones de mejora como capacitaciones, rendimiento de los equipos de trabajo y optimización en las tareas asignadas que ayudarán a tomar decisiones para el mejoramiento continuo.
Algunas herramientas digitales que pueden implementar las empresas para optimizar el tiempo son:
● Basecamp es una herramienta que permite gestionar y coordinar proyectos de forma sencilla y eficaz. Algunas funciones como asignar tareas, monitorear el avance de los procesos a través de un calendario de tareas, supervisar entregas y llevar un conteo de horas son facilidades que aporta esta plataforma.
● Roadmap es una hoja de ruta que permite planificar los objetivos a corto y largo plazo. Esta plataforma organiza el desarrollo de un proyecto, facilita la integración de planes, alinea prioridades y decisiones dentro de un plan propuesto.
Además de usar estas herramientas también es útil contar con un plan de operaciones, el cual va atado al Triángulo de oro o Triple restricción del proyecto, que se define en tres factores fundamentales para llevarlo a cabo:
- Alcance del proyecto.
- El tiempo del proyecto.
- El coste del proyecto.
Cada uno de estos aspectos debe ir soportado con el aseguramiento y control de la calidad, velando siempre por la rentabilidad y aprovechamiento de las horas de producción Vs. presupuesto aprobado.
Si se implementan medidas como estas es posible encontrar beneficios como determinar la operación que permitirá llevar un buen funcionamiento del negocio, determinar un punto de equilibrio, evaluar riesgos y recompensas, anticipar los retornos financieros y calcular la rentabilidad real medible.
Por otro lado, los riesgos a los que se puede enfrentar una compañía son perder el tiempo, el cual se traduce en dinero, no identificar oportunidades de crecimiento profesional para los trabajadores, no reconocer si se requiere actualización para los equipos, no presupuestar proyectos con tiempos reales, adquirir proyectos no rentables y generar una zona de confort en los colaboradores.
Identifique las falencias en la gestión del tiempo de su empresa e implemente acciones que aporten al crecimiento de su organización. Los resultados le permitirán encontrar nuevas oportunidades de mejora a sus trabajadores y a su negocio.
