La industria de reuniones involucra una gran cantidad de actores. Empresas como Compensar, que atienden toda la cadena de valor de los eventos, los convierten en experiencias exitosas.
En 2017 Colombia fue ubicada en la posición 30 del ranking de la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA). Esta es una de las entidades que mide la actividad del sector MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions), que según estadísticas del DANE tuvo un 6% de participación en el listado de motivaciones de los viajeros entre enero y octubre de 2017. Si bien este índice solo mide los eventos que se llevaron a cabo por medio de la industria turística, demuestra el alcance que está teniendo este nicho de mercado.
“Es una realidad que los eventos apalancan el desarrollo de la economía nacional, porque son espacios en los que se evidencia la articulación de distintos actores. Nadie puede hacerlo solo, de manera que promueven una generación de empleo importante. Hay participación de equipos logísticos, proveedores de diferentes tamaños, servicios de alimentación y bebidas, la industria artística y el turismo”, señala Margarita Áñez, subdirectora operativa de Compensar, compañía que en 2017 organizó más de 7.000 eventos para 1.200 empresas, en los cuales atendió alrededor de 1.500.000 personas.
Organizar un certamen de grandes dimensiones es una tarea titánica. Esta complejidad supone un desafío para las empresas, en especial para las áreas de mercadeo y de talento humano, que son quienes más reuniones organizan al año entre grandes, medianas y pequeñas. ¿Cuál es la clave para que todo salga bien?
“En el desarrollo de un evento es vital tener una comunicación permanente con el cliente, pues esto es lo que permite entender sus necesidades, el mensaje que quiere dar y a quién quiere llegar. Estos asuntos son fundamentales para definir la naturaleza del certamen o reunión. Nosotros tenemos claro qué se necesita en cada caso y es allí donde entramos a prestar una asesoría”, explica María Clara Báez, gerente de eventos de Compensar.
“Los eventos tienen una excelente relación costo/beneficio porque son una manera directa de llegar a distintos públicos, incentivan la comunicación y el relacionamiento. Son oportunidades para mostrar todo lo que una empresa les quiere transmitir a sus audiencias, y generan una reacción casi inmediata”, afirma Áñez.
Con más de cuarenta años de experiencia en el mercado, Compensar se posiciona con mayor fuerza en la industria de eventos gracias a que provee servicios específicos o paquetes integrales en todo el territorio nacional. Esta gran operación se desarrolla gracias a su agencia de viajes y a su infraestructura propia: solo en su sede de la Avenida 68, de Bogotá, cuenta con 35 escenarios, entre los cuales se resalta la Plaza del Jubileo, un ícono arquitectónico de características únicas en el país.
Celebrar la vida
En los años noventa en la sede de Compensar de la Avenida 68, los entonces directivos de la compañía le habían encargado al arquitecto Konrad Brunner ponerle un techo y un cerramiento a la plaza, que permitiera convertirla en un escenario flexible para desarrollar todo tipo de eventos. Al mismo tiempo, decidieron que la filosofía del proyecto sería la celebración de la vida. Así nació la Plaza del Jubileo.
“Esa celebración de la vida a través de la arquitectura la interpretamos con agua. Hicimos que la plaza recogiera el líquido, conformando la figura de una cruz en el centro, luego se bombeaba y hacía un circuito. Luego diseñamos la cubierta de estructura metálica con un techo en ‘etfe’, un material novedoso, como un plástico semitransparente que permite ver el cielo a través. Por último se incorporaron las cortinas que se enrollan en la cubierta a través de unos motores eléctricos. Así logramos que la plaza conservara su ambiente original y que estuviera bajo techo”, explica Konrad Brunner, arquitecto y diseñador de la Plaza del Jubileo y de los edificios en su entorno.
Hoy, la plaza es uno de los escenarios más modernos y agradables de la ciudad, y le ha permitido a Compensar posicionarse en el mercado de eventos. En esta sede también hay un centro de convenciones, un gran auditorio, dos lobbys, un teatro, una terraza y 19 salones que permiten desarrollar reuniones desde 20 hasta 4.100 personas en ubicación de concierto.
Pero este no es el único espacio propio de la compañía, también están el auditorio de la calle 94, con capacidad hasta para 200 personas; el Centro de convenciones Lagomar-Girardot, que cuenta con seis salones y puede recibir a 450 asistentes, el Centro de reuniones Lagosol, en la vía Bogotá – Girardot y otras sedes campestres al norte de Bogotá y en Cajicá.
“La tecnología tiene un papel importante en nuestras sedes. En todas ellas contamos con pantallas LED de 80 pulgadas incluso en los salones más pequeños, lo que permite que los usuarios proyecten material audiovisual sin necesidad de apagar la luz o cerrar las ventanas, algo que no permite el video Beam. A esto se suma un sistema de sonido de última generación e internet inalámbrico gratuito; aunque si el evento requiere un internet de mayor velocidad, también lo solventamos. Esto permite hacer streaming y facilitar la participación de audiencias que están en otras ciudades”, asegura Báez.
El nivel de especialidad no termina allí, ya que los clientes que acuden a Compensar también pueden desarrollar certámenes, foros, reuniones y viajes de incentivo en cualquier ciudad o municipio de Colombia, gracias a la amplia red de aliados de la agencia de viajes. Así, las posibilidades de escenarios, ideas y montajes son infinitas.
“Damos solución a todo tipo de eventos de comienzo a fin, desde aquellos que son de carácter interno, como la fiesta de fin de año de una compañía o las celebraciones especiales; hasta externos, como lanzamientos de productos, muestras comerciales, congresos, foros y simposios. Nuestros servicios van desde la conceptualización hasta la operación; en ese camino vamos de la mano con nuestros clientes porque su éxito es nuestro éxito”, concluye Báez.
