¿Sabías que la facturación electrónica no solo cumple con los requisitos legales, sino que también puede transformar la operatividad de tu negocio? Aprende cómo esta tecnología puede ayudarte a simplificar tus procesos y mejorar tu competitividad.
Varias han sido las polémicas desatadas a causa de la facturación electrónica que la DIAN viene implementando de manera progresiva, iniciando con las grandes empresas hasta llegar a los negocios más pequeños. Esta medida, que a partir de este año se hizo obligatoria para todos, ha generado inquietudes a comerciantes y empresarios, quienes se han enfrentado a retos técnicos y financieros
Pero, ¿quiénes deben facturar electrónicamente? De acuerdo con el artículo 7 de la Resolución 000165 de 2023, todos los responsables de facturar deben hacerlo electrónicamente. Esto incluye a cualquier persona o entidad que esté obligada a expedir factura de venta o documento equivalente por cada operación que realice.
¡Sigue leyendo y descubre cómo hacer tu proceso de facturación electrónica fácil y exitoso!
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que cumple la misma función que la factura tradicional en papel, siendo el soporte fundamental en transacciones comerciales de compra y venta de productos o servicios. A diferencia del papel, se emite, recibe y almacena en formato digital, asegurando la misma validez legal y tributaria.
Importancia de adoptar la factura electrónica
Si eres tendero, comerciante o administrador de un supermercado o trabajador de cualquier tipo de comercio que ya está obligado a facturar, debes tener en cuenta que a partir del 1 de mayo de 2024 deberás soportar todas tus ventas, sin importar el valor, de manera electrónica. Sin embargo, existen algunas excepciones como las ventas por valores inferiores a $235.000, que pueden emitirse en papel mediante máquina registradora (POS).
La Resolución aplica a empresas de todos los sectores de la economía. “Así yo compre $1.000 en cualquier bien o servicio, el soporte que se debe emitir sí o sí, debe ser una factura electrónica o un documento conocido como POS electrónico”, señala Camilo Galindo, gerente administrativo de CENET S.A., una empresa colombiana desarrolladora de productos de tecnologías de la información.
Plazos para la implementación de la factura electrónica
La DIAN estableció un calendario de implementación del documento POS electrónico según la categoría del contribuyente:
- 1 de mayo de 2024: grandes contribuyentes.
- 1 de junio de 2024: declarantes del impuesto sobre la renta que no sean grandes contribuyentes.
- 1 de julio de 2024: Todas las empresas obligadas a facturar.
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Beneficios de la Implementación de la factura electrónica
Implementar la facturación electrónica trae una serie de ventajas entre las que se incluyen:
- Acceso a beneficios fiscales: permite deducciones del impuesto de renta y acceso a factoring (mecanismo de financiación a corto plazo), así como otros beneficios tributarios.
- Eficiencia operativa: la automatización simplifica y agiliza los procesos de facturación y cobro, ahorrando tiempo y minimizando errores.
- Mayor seguridad: proporciona mayor control y protección contra falsificaciones, errores y fraudes.
- Respaldo en la nube: almacena la información en la nube, reduciendo el riesgo de pérdida y proporcionando un acceso seguro y confiable.
5 claves para implementar la factura electrónica en tu negocio
Implementar la facturación electrónica puede parecer un desafío, pero con una planificación adecuada y el apoyo de expertos, tu negocio puede beneficiarse, ten en cuenta estas 5 recomendaciones:
1. Selecciona un proveedor autorizado: elige un proveedor de facturación electrónica que esté autorizado por la DIAN y que cumpla con las necesidades de tu negocio. Asegúrate de que sea compatible con los sistemas de contabilidad que ya utilizas.
2. Capacitación y asesoría: aprovecha las asesorías gratuitas ofrecidas por especialistas para despejar dudas y facilitar el proceso de implementación. Capacita a tu equipo para que se familiarice con el nuevo sistema.
3. Adaptación tecnológica: realiza las actualizaciones tecnológicas necesarias para integrar la facturación electrónica en tus procesos operativos. Esto incluye un software adecuado para emitir y recibir facturas electrónicas.
4. Pruebas y validación: antes de la implementación total, realiza pruebas para asegurarte de que todo funcione correctamente. Esto incluye la emisión de facturas de prueba y la validación de su recepción por parte de la DIAN.
5. Informar a clientes y proveedores: comunícales sobre la transición a la facturación electrónica. Asegúrate de que comprendan cómo recibirán las facturas y cualquier cambio en el proceso de pago.
La facturación electrónica no solo es un requisito legal, sino también una oportunidad para mejorar la eficiencia y competitividad de tu negocio, facilitando además la transformación digital y el acceso a beneficios tributarios y financieros.
