La transformación empresarial toma fuerza a medida que pasa el tiempo y para estar a la vanguardia de las necesidades del mercado urge implementar nuevas herramientas que optimicen los procesos.
La facturación electrónica es un documento que brinda un soporte a las transacciones por la venta de bienes y/o servicios. Este proceso se gestiona a través de sistemas computarizados, de tal modo que ofrece soluciones informáticas, sin perder las características relacionadas con la expedición, recibo, rechazo y conservación de una factura.
Según Sergio González Carantón, Gerente General de Procesos y Backoffice, la facturación electrónica es una oportunidad para que las empresas mejoren su
estructura de costos y su eficiencia en la generación de la cartera.
“Es una oportunidad para mejorar procesos, optimizar costos, lograr mayores eficiencias y brindar un aporte de responsabilidad social”
Si retrocedemos un poco, el proceso tradicional implica la impresión de la factura, el envío de un mensajero, el tiempo en el recorrido y de recepción del recibo, lo que
genera un gasto de recursos económicos, ambientales y de tramites, pero cuando se aplican estrategias como la facturación electrónica se abre una puerta a la reducción de costos y el aprovechamiento del tiempo.
La facturación electrónica, una oportunidad empresarial
Para el año 2015 la DIAN reglamentó el decreto 2242 el cual exige que todas las empresas a nivel nacional implementen la facturación electrónica dentro de sus procesos, por lo que estableció en una lista de proveedores tecnológicos las ardua tarea de brindar asesoramiento a las organizaciones para que inicien su proceso de
transformación.
Pero, más allá de tratarse de una política de Gobierno, la facturación electrónica trae consigo una serie de beneficios:
Reducción de recursos económicos
Según la DIAN, el costo total de una factura física es de 2.650 pesos, mientras que el total de una factura electrónica corresponde a 820 pesos. Partiendo de esto, el ahorro en costos de papel, despacho y almacenamiento que implica el proceso tradicional se reduce significativamente.
Optimización de recursos naturales
Si su empresa pasa de la facturación física a la digital el primer aporte al que usted contribuirá será a la protección de recursos naturales, reducirá la huella de carbono
que emite su organización y ayudará a disminuir la tala de árboles que se da en el país.
Eficiencia, un valor agregado para su empresa
Esta herramienta digital optimiza los procesos externos e internos de su compañía, especialmente en el tiempo de radicación de facturas para sus proveedores. Por su
parte, mejora la gestión de cobro, la trazabilidad y la relación entre cliente y proveedor.
Proyecte una imagen positiva
De la mano de generar mayor confianza entre el cliente y el proveedor se encuentra la proyección de una imagen positiva, que se logra demostrando el interés por mejorar la atención a través de la innovación y aplicación de nuevas tecnologías.
Un proceso que brinda seguridad
Al implementar la facturación electrónica el riesgo de que sus documentos sean alterados, copiados o escaneados se reduce, ya que cuenta con códigos cifrados dirigidos especialmente para sus clientes. Además, este proceso impide que sus documentos se pierdan y reduce la posibilidad de errores contables.
Juan Carlos Núñez Aguilar, Gerente Comercial de Procesos y Backoficce, advierte que hasta el 30 de enero del 2019, todas las empresas colombianas deberán aplicar este proceso de facturación de forma obligatoria, así que aún está a tiempo para poner en práctica este proceso.
